Учёт ГСМ: нормы, списание и компенсация за личный автомобиль

4Как посчитать свою норму

Методику задаёт распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. Формула для обычной машины: Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), где Hs — базовая норма в литрах на 100 км, S — пробег, D — сумма надбавок в процентах.

Базовую норму берут из таблиц распоряжения по конкретной модели. Если машины в таблицах нет — а это обычная история для новых моделей и импорта, — норму устанавливают своим замером: контрольный заезд от полного бака до полного, зафиксированный актом.

Обратите внимание на одну деталь в надбавках: кондиционер и зимняя надбавка не складываются. Они относятся к разным сезонам, и применять их одновременно нельзя.

Андрей Савельев

Эксперт-консультант по дизельному топливу

Норму почти всегда занижают в первый год, а потом удивляются стабильному перерасходу. Причина обычно скучная: посчитали по паспортному расходу производителя, забыв, что машина возит груз, стоит в пробках и полчаса греется зимой.

Проверяется это просто — контрольным заездом в реальных условиях, а не по трассе налегке. Если после честного замера перерасход остался, вот тогда стоит смотреть на сливы и на то, кто ещё заправляется по этой карте.

5Приказ о нормах ГСМ: что в нём написать

Документ короткий, но именно он превращает расчёт в норму, на которую можно ссылаться. Минимальный состав такой:

Приказ подписывает руководитель, отдельного согласования ни с кем не требуется. Менять его можно в любой момент, но задним числом — нельзя.

6Списание ГСМ: проводки и способы оценки

Поступление и списание топлива выглядят так:

Оценивать списание можно тремя способами — по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости или ФИФО. Для топлива на практике почти всегда берут среднюю: партии смешиваются в одной ёмкости физически, и разделить их невозможно. Выбранный способ закрепляют в учётной политике и не меняют произвольно.

Сколько именно списывать — вопрос, где часто ошибаются. Списывают фактический расход, подтверждённый документами, а не норму. Норма — это граница обоснованности и инструмент контроля; она отвечает на вопрос «столько вообще могло сгореть», а не заменяет собой факт.

7Компенсация за личный автомобиль сотрудника

Если сотрудник ездит по работе на своей машине, ему положена компенсация — это статья 188 Трудового кодекса. Размер стороны определяют письменным соглашением, и никакого потолка там нет. Потолок появляется в налоговом учёте.

Два правила, которые экономят споры с проверяющими. Первое: компенсация по смыслу уже включает и топливо, и износ, и ремонт — списать бензин отдельно сверх неё не выйдет. Второе: нормы из НК касаются только налога на прибыль и УСН; для НДФЛ и страховых взносов работает другая логика — не облагается сумма из письменного соглашения, если есть документы о принадлежности машины сотруднику и подтверждение служебных поездок.

Когда компенсации не хватает — а при реальных разъездах 3 000 рублей в месяц не хватает почти всегда, — обычно переходят на аренду автомобиля у сотрудника. Арендная плата учитывается в расходах целиком, но налоги с неё считаются иначе, и договор нужен другой.